Un sistema centralizado con dos almas

Más de 3.500 documentos informatizados al mes, para un total de casi 40.000 al año. Un volumen significativo de trabajo que es gestionado por el Protocolo General y Archivo Central del Gobernatorato. Esta estructura desempeña un papel fundamental, entre otras cosas, en la transmisión y consulta de documentos, en la distribución de correspondencia interna y externa, y en la conservación y protección de la memoria histórica del Gobernatorato. Así lo explican en esta entrevista los responsables del Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación del Estado de la Ciudad del Vaticano.

¿De qué se ocupa el Protocolo?

El Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación se encarga de la gestión documental mediante el registro informático y la digitalización de documentos. También gestiona la transmisión y consulta de documentos (búsquedas autorizadas por los Superiores), la archivación y conservación en formato tanto físico como digital, asegurando la integridad y garantizando la transparencia, confidencialidad y fiabilidad del patrimonio documental. Sin olvidar la recepción y distribución de la correspondencia interna y externa de la Gobernación, el registro de la correspondencia postal de entrada y salida, y la digitalización del Archivo Histórico.

¿Cómo está compuesta la estructura?

Cuenta con tres empleados especializados que desarrollan acciones sinérgicas orientadas a una gestión documental informatizada y en papel, en un proceso de evolución entre tradición y modernidad. Los profesionales implicados interactúan y cooperan entre sí, desempeñando indistintamente las mismas funciones.

¿Cuántos documentos procesan al mes y cuál es la Dirección o el departamento que recibe más correspondencia?

El Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación gestiona un patrimonio documental complejo y significativo desde el punto de vista administrativo y jurídico, así como histórico y cultural. El flujo documental que caracteriza esta estructura conlleva actividades específicas, preliminares y funcionales, que son esenciales para garantizar una gestión adecuada y eficaz de dicho patrimonio. Estas actividades resultan necesarias, ya que la Oficina procesa más de 3.500 documentos al mes, alcanzando un total anual de casi 40.000 documentos informatizados. Ante este escenario, cabe destacar que tanto la Dirección de Servicios de Seguridad y Protección Civil como la Oficina Jurídica, ambas áreas operativas de la Gobernación, gestionan también un considerable y complejo flujo documental.

¿Existe también un Archivo que dependa del Protocolo?

El Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación se concibe como un Sistema centralizado, donde sus dos facetas, “Protocolo Informático” y “Archivo digital y en papel”, cooperan de manera óptima, uniforme y eficaz. Estas dos áreas operativas que definen esta Oficina actúan simultáneamente, impulsando constantemente un proceso de modernización en varios niveles (organizativo, documental y tecnológico).

¿Sois la memoria histórica documental de la Gobernación?

La estructura desempeña un papel fundamental en la formación, conservación y protección de la memoria histórica de la Gobernación. La Oficina, operando desde una perspectiva de gestión transversal y, al mismo tiempo, unitaria del patrimonio documental, se consolida como la guardiana de la memoria histórica, y por tanto, de la identidad del Ente.

(Nicola Gori)

Un Sistema centralizzato con due anime

Oltre 3.500 documenti informatizzati al mese, per un totale di quasi 40.000 all’anno. Una mole importante di lavoro che viene gestita dal Protocollo Generale e Archivio Centrale del Governatorato. Si tratta di una struttura che ricopre un ruolo determinante, tra l’altro, nella trasmissione e consultazione dei documenti, nello smistamento della corrispondenza interna ed esterna, nella conservazione e tutela della memoria storica del Governatorato. Lo spiegano in questa intervista gli incaricati del Protocollo Generale e Archivio Centrale del Governatorato dello Stato della Città del Vaticano.

Un système centralisé avec deux âmes

Plus de 3 500 documents informatisés par mois, soit un total de près de 40 000 par an. Une immense masse de travail gérée par le Protocole général et les Archives centrales du Gouvernorat. Il s’agit d’une structure qui joue un rôle déterminant, entre autres, dans la transmission et la consultation des documents, le tri de la correspondance interne et externe, la conservation et la protection de la mémoire historique du Gouvernorat. C’est ce qu’expliquent dans cette interview les responsables du Protocole général et des Archives centrales du Gouvernorat de l’État de la Cité du Vatican.