Un sistema centralizado con dos almas

Más de 3.500 documentos informatizados al mes, para un total de casi 40.000 al año. Un volumen significativo de trabajo que es gestionado por el Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación. Esta estructura desempeña un papel fundamental, entre otras cosas, en la transmisión y consulta de documentos, en la distribución de correspondencia interna y externa, y en la conservación y protección de la memoria histórica de la Gobernación. Así lo explican en esta entrevista los responsables del Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación del Estado de la Ciudad del Vaticano.

¿De qué se ocupa el Protocolo?

El Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación se encarga de la gestión documental mediante el registro informático y la digitalización de documentos. También gestiona la transmisión y consulta de documentos (búsquedas autorizadas por los Superiores), la archivación y conservación en formato tanto físico como digital, asegurando la integridad y garantizando la transparencia, confidencialidad y fiabilidad del patrimonio documental. Sin olvidar la recepción y distribución de la correspondencia interna y externa de la Gobernación, el registro de la correspondencia postal de entrada y salida, y la digitalización del Archivo Histórico.

¿Cómo está compuesta la estructura?

Cuenta con tres empleados especializados que desarrollan acciones sinérgicas orientadas a una gestión documental informatizada y en papel, en un proceso de evolución entre tradición y modernidad. Los profesionales implicados interactúan y cooperan entre sí, desempeñando indistintamente las mismas funciones.

¿Cuántos documentos procesan al mes y cuál es la Dirección o el departamento que recibe más correspondencia?

El Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación gestiona un patrimonio documental complejo y significativo desde el punto de vista administrativo y jurídico, así como histórico y cultural. El flujo documental que caracteriza esta estructura conlleva actividades específicas, preliminares y funcionales, que son esenciales para garantizar una gestión adecuada y eficaz de dicho patrimonio. Estas actividades resultan necesarias, ya que la Oficina procesa más de 3.500 documentos al mes, alcanzando un total anual de casi 40.000 documentos informatizados. Ante este escenario, cabe destacar que tanto la Dirección de Servicios de Seguridad y Protección Civil como la Oficina Jurídica, ambas áreas operativas de la Gobernación, gestionan también un considerable y complejo flujo documental.

¿Existe también un Archivo que dependa del Protocolo?

El Protocolo General y Archivo Central de la Gobernación se concibe como un Sistema centralizado, donde sus dos facetas, “Protocolo Informático” y “Archivo digital y en papel”, cooperan de manera óptima, uniforme y eficaz. Estas dos áreas operativas que definen esta Oficina actúan simultáneamente, impulsando constantemente un proceso de modernización en varios niveles (organizativo, documental y tecnológico).

¿Sois la memoria histórica documental de la Gobernación?

La estructura desempeña un papel fundamental en la formación, conservación y protección de la memoria histórica de la Gobernación. La Oficina, operando desde una perspectiva de gestión transversal y, al mismo tiempo, unitaria del patrimonio documental, se consolida como la guardiana de la memoria histórica, y por tanto, de la identidad del Ente.

(Nicola Gori)